Durante los confinamientos de la Pandemia, hemos desarrollado un buen número de Tele-Encuentros Profesionales. Claramente, no sustituyen la eficiencia y eficacia de las reuniones presenciales, aunque cumplieron su función comunicativa y resolvieron en gran medida la necesidad de cuidar las relaciones interpersonales.
La COVID-19 ha acelerado el uso de algunas Tecnologías de la Información y la Comunicación con las que ya convivíamos en el Mundo Empresarial; Facetime, Meeting, ooVoo, Skype, Slack, UberConference, WhatsApp, Zoom,.. son ahora, también, herramientas de uso habitual en el día a día de nuestros eventos.
En las empresas, los equipos de trabajo han aprendido a compartir tareas, retos y nuevos desafíos en tiempos extraños y llenos de incertidumbre. Matt Mullenweg, uno de los creadores de la firma WordPress, ha identificado los CINCO niveles de madurez que caracterizan y diferencian la operatividad de estos equipos trabajando a distancia.
ADESIO, una de nuestras empresas colaboradoras, dedicada entre otras actividades a la dinamización de personas en eventos, publica en su blog estas cinco situaciones:
Equipos y trabajo a distancia: 5 niveles de madurez
Nivel 1: Cero acción
En estas empresas no se ha hecho nada en particular en relación con el trabajo a distancia de los equipos. Con la situación de crisis sanitaria, las personas se encontraron de la noche a la mañana en casa con su móvil y su portátil.
Quizás tengan alguna que otra reunión por teléfono, pero lo más seguro es que hayan retrasado los deadlines y la mayor parte del trabajo hasta la vuelta a las oficinas. La mayoría de las empresas antes del COVID 19 se encontraban aquí.
Nivel 2: Recreando la oficina online
Aquí es donde se sitúan la mayoría de las empresas actualmente. Especialmente las tradicionales. En este nivel los equipos tienen acceso a videoconferencias, emails, etc.
Pero más allá de reorganizar el trabajo aprovechando las nuevas herramientas, los equipos han recreado de forma virtual la forma de trabajar que tenían en la oficina. Y en el ‘paquete’ también van incluidos los malos hábitos, como, por ejemplo:
- Las videollamadas de más de 10 personas cuando con 2 es suficiente.
- Las mil interrupciones al día (vía mensajes, emails, teléfono).
- El esperar obtener una respuesta inmediata a todo.
Es como si se hubiesen digitalizado todos los procesos que no servían antes y desgraciadamente, tampoco funcionan mejor ahora.
En el Nivel 2, todavía se espera que las personas estén en línea de 9h00 al 18h00, y en algunos casos están sujetas a la vigilancia de los programas (informáticos) de registro de pantalla en los ordenadores. Aún queda un largo trecho por recorrer en este nivel.
Nivel 3: Adaptarse al medio
En este nivel las empresas empiezan a adaptarse de verdad a las herramientas y a sacar partido de ellas.
Por ejemplo, utilizando Google Docs, los documentos son visibles, compartidos y las modificaciones, correcciones, etc., se actualizan al instante. Esto permite validar al momento lo que se ha tratado en la reunión con tu equipo, asegurarse de que todo el mundo haya entendido lo mismo y evitar pérdidas de tiempo después.
Una nueva organización antes de cualquier reunión ahora es indispensable.
- Antes de organizar una reunión, asegurarse de que la cuestión no se puede solucionar por teléfono, chat o email.
- Prever reuniones de 15mins, y solo alargarlas si es estrictamente necesario. Esto permite ser conciso e ir rápidamente al grano sin dar rodeos.
- Establecer una agenda específica y el resultado deseado para la reunión.
- Invitar únicamente a las personas necesarias de verdad. ‘Las imprescindibles’.
- Decidir los próximos pasos y establecer vencimientos de tareas.
- No olvidarse de que una reunión no está hecha para comunicar algo, para eso ya existen los emails y los chats.
Nivel 4: Comunicación asincrónica
La comunicación sincrónica es una comunicación en tiempo real entre 2 o más personas. Los intercambios son directos e instantáneos.
La comunicación asincrónica es una comunicación en diferido. Cada uno decide cuándo intercambiar y dónde intercambiar. Ejemplos de comunicación asincrónica serían los emails, los SMS, los mensajes instantáneos tipo whatsapp, Skype, Slack, etc… 🙂
En verdad cada vez que existe un lapso, más o menos largo, entre que se emite la información y el momento en el que se recibe, se habla de comunicación asincrónica.
Ventajas de la comunicación asincrónica:
- Ofrece más libertad. Cada uno decide cuándo y desde dónde intercambiar.
- Ofrece mejor control de nuestro tiempo. Ejemplo: Podemos ignorar los mensajes durante 2hrs y así avanzar con nuestras tareas.
- Tenemos mayor control sobre nuestra comunicación. Es decir, podemos pensar antes de contestar y tomarnos el tiempo de formular bien lo que queremos decir. Nos da tiempo a reflexionar y tomar mejores decisiones.
- Respetamos el tiempo de los demás. Cuando vamos al despacho o a la mesa de algún compañero, interrumpimos. Comunicando vía email o SMS, damos la libertad a la persona de que responda cuando mejor le venga.
La comunicación asincrónica permite ser más productivos. Concentrarse mejor y avanzar en el trabajo. Pero obvio está, falta el contacto y el intercambio.
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